Hybride Arbeit ist heute kein Trend mehr, sondern in den Unternehmen angekommen. Wir arbeiten dort, wo wir unsere Arbeit am besten verrichten können. Kreativ und kollaborativ im Büro, fokussiert im Homeoffice oder ad-hoc und spontan, wenn wir unterwegs sind.
In dieser neuen Arbeitskultur haben sich auch die Meetings stark verändert. Denn hybride Meetings, die sowohl virtuelle als auch physische Teilnehmende haben, haben sich zu einem immer beliebteren Format entwickelt.
Doch nicht selten kommt es immer wieder zu großen Herausforderungen. Neben einer mangelnden technischen Ausstattung kommt es häufig vor, dass nicht alle Personen gleichmäßig einbezogen werden. Und genau deswegen gewinnen inklusive Meetings zunehmend an Bedeutung.
Der Versucht einer Definition:
Ein Meeting ist dann inklusiv, wenn sich jede Person gehört und respektiert fühlt, unabhängig von Geschlecht, Alter, Rasse oder ihren körperlichen Fähigkeiten.
Wir alle kennen das unangenehme Gefühl, wenn eine Person das Meeting dominiert, im Büro Small Talk gehalten wird, und anderen Personen, die remote am Meeting teilnehmen, in den Hintergrund rücken und dadurch nicht zu Wort kommen. Daher ist es wichtig, dass alle, unabhängig von ihren individuellen Fähigkeiten und Bedürfnissen, gleichermaßen an einem hybriden Meeting teilhaben können.
Die Herausforderung von inklusiven Meetings
Inklusive hybride Meetings können eine echte Herausforderung sein. Die Tatsache, dass einige Teilnehmende vor Ort und andere remote anwesend sind, führt nicht nur zu Herausforderungen in Sachen Kommunikation, sondern auch, dass einige Stimmen verloren gehen und Personen benachteiligt werden.
Einer der größten Schwierigkeiten stellt dabei ein unterschiedlicher Kommunikationsstil der Personen dar. Einige Personen sind von Natur aus ruhiger und introvertierter und bevorzugen es, ihre Gedanken lieber schriftlich auszudrücken. Andere extrovertierte Personen, teilen ihre Ideen und Gedankengänge mündlich. Hinzu kommt ein dominantes Verhalten des ein oder anderen, welches die Diskussion häufig in eine Richtung lenkt und führt. Das führt dazu, dass Personen, die möglicherweise andere Ideen und Perspektiven mitbringen, nicht gehört werden und aus der Diskussion ausgeschlossen werden.
Ein weiterer Grund für die Benachteiligung einiger Meeting-Teilnehmenden, ist die Gestaltung von nicht inklusiven PowerPoint-Folien. So führt beispielsweise die Verwendung von zu viel Text auf einer Folie bei Personen mit Seh- oder Lernschwierigkeiten zu Herausforderungen den geteilten Inhalten aufmerksam folgen zu können. Eine weitere Hürde kann dabei auch die Farbgestaltung sein. Denn manchen Menschen fällt es schwer, bestimmte Farben zu erkennen und zu unterscheiden. Achte also besonders darauf, dass du nicht zu viel Text auf einer Folie verwendest, diesen in Stichpunkten oder Bildern präsentierst, und dezente Farben nutzt. Insgesamt ist es wichtig, bei der Erstellung von PowerPoint-Folien an die Bedürfnisse aller Teilnehmenden zu denken und sicherzustellen, dass alle Informationen auf eine inklusive Art und Weise präsentiert werden.
Ein weiterer Störfaktor in hybriden Meetings sind Umgebungsgeräusche. Ob eine Kollegin nebenbei ihren Kaffee schlürft, Small Talk im Büro gehalten wird, oder es sogar technische Probleme gibt. All diese Geräusche können die Konzentration und den Fokus der Teilnehmenden beeinträchtigen. Für Personen mit Hörbeeinträchtigungen können diese Geräusche besonders störend sein und dazu führen, dass sie das Gesprochene im Meeting nicht mehr verstehen können. Wenn die Person dann noch aufgrund seines kranken Kindes temporär aus dem Homeoffice arbeitet, kann sie sich nicht mehr einbringen und wird dauerhaft aus Meetings ausgeschlossen. Dadurch vermindert sich nicht nur das Zugehörigkeitsgefühl der Person, sondern auch die Produktivität ihrer Arbeit.
Von außen betrachtet sind es zwar oft nur vermeintliche Kleinigkeiten, die aber langfristig dazu führen, dass Mitarbeitende in hybriden Meetings ausgeschlossen werden. Anhand der nächsten Tipps zeige ich dir, wie du deine nächsten hybriden Meetings inklusiver und somit erfolgreicher durchführst.
Für ein inklusives Arbeitsumfeld ist es entscheidend immer wieder zu hinterfragen: wie können sich alle zugehörig fühlen und ihr „ganzes eigenes ICH“ einbringen.
So machst du hybride Meetings inklusiv
Inklusive Meetings sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen und produktiven Zusammenarbeit. Doch wie kann man gerade hybride Meetings inklusiver gestalten?
Aus den Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden haben wir dir sechs Tipps zusammengestellt, die dir dabei helfen sollten, eure Meetings zukünftig inklusiv zu machen.
1. Bereite dein hybrides Meeting vor
Überlege dir noch bevor das Meeting startet, inwieweit du dein Meeting vorbereiten kannst, um alle Teilnehmenden bewusst einzubeziehen.
Erstelle zum Beispiel eine klare Agenda, mit Themen und Zielen, die im Meeting behandelt werden sollen. Plane für jedes Thema auch genügend Zeit ein, um sicherzustellen, dass sich jede Person dazu äußern kann. Achte weiterhin darauf, dass die nötigen technischen Voraussetzungen stimmen. Wenn einige Teilnehmende im Büro sind, können sie sich gemeinsam in einen Raum begeben, während das Meeting und diejenigen, die remote teilnehmen, auf einer großen Wand im Raum dargestellt werden. Indem alle Teilnehmenden auf einer visuellen Ebene zusammengeführt werden, wird das Gefühl der Zugehörigkeit erhöht.
Mein Tipp: Probiere es doch mal in deinem nächsten hybriden Meeting aus.
2. Schaltet die Kamera ein
Wir alle kennen es und keiner mag es: Während du gerade in einem Meeting sprichst und deine Ideen und Gedanken teilst, bemerkst du, dass alle anderen Teilnehmenden ihre Kameras ausgeschaltet haben. Das ist nicht gerade kollegial und führt auch oft zu Unsicherheiten seitens des Sprechers.
Das Einschalten der Kamera verbessert jedoch den visuellen Aspekt der Kommunikation und fördert die Interaktion. Vor allem für Menschen mit Hörbeeinträchtigungen ist es wichtig, Lippenbewegungen und die Körperhaltung der anderen zu lesen, damit sie die Gesprächssituation besser verstehen können.
Mein Tipp: Schenke Wertschätzung, auch wenn die Kamera ausbleibt. Es könnte ja sein, dass die Situation für den Remote Teilnehmenden gerade wirklich unpassend ist 😉
3. Sorge für eine angenehme Arbeitsatmosphäre
Erzeuge bereits bevor das Meeting startet ein Umfeld, in dem sich alle Teilnehmenden sicher und respektiert fühlen. Aber wie funktioniert das in einem hybriden Meeting? Startet mit einem Check-in, bei welchem jede Person schon zu Beginn einmal zu Wort kommt und kurz erzählt, wie es ihr geht und was sie gerade beschäftigt.
Achte darauf, dass jeder Person aktiv zugehört wird und nebenbei keine E-Mails versendet, oder sogar die persönliche To-Do Liste abgearbeitet wird. Gib stattdessen jeder sprechenden Person deine volle Aufmerksamkeit und vermeide Unterbrechungen. Deinen To-Do’s kannst du danach wieder in Ruhe nachgehen.
Mein Tipp: Organisiere von Anfang ein eine Moderation, die ein inklusives Check-in sicherstellt.
4. Nutze Reaktionen
Auch das Verwenden von Reaktionen kann sehr nützlich sein, um hybride Meetings mit vielen Personen inklusiver zu gestalten. Vielleicht hast du eine Frage aber eine andere Person redet ohne Punkt und Komma und du traust dich nicht sie zu unterbrechen? Dann nutze die Hand-Heben-Reaktion. Oder teile einfach einen Daumen bzw. Herz, um dein Feedback zu geben.
Mithilfe solcher Reaktionen können alle Teilnehmenden, vor allem die introvertierten, auf eine Weise einbezogen werden, die es ihnen ermöglicht, auf ihre eigene Art zu kommunizieren, ohne erst einmal sprechen zu müssen.
Sei dir aber auch bewusst, dass technische Reaktionen aus störend sein können und deinen Kollegen aus dem Takt bringen können. Achte daher immer darauf, ob es gerade wirklich angebracht ist, eine Reaktion einzuwerfen.
Vor der Technik empfehlen wir unseren Kunden immer erst in Meetingkultur zu investieren. Denn eine gute Meetingkultur lässt Pause und Räume, sich ohne technische Hilfsmittel Sprache zu verschaffen 😉
Mein Tipp: Erst Kultur, dann Technik.
5. Verwende Untertitel und Live-Transkription
Personen, deren Muttersprache nicht Deutsch ist oder zum Beispiel Hörschwierigkeiten haben, fällt es schwer, alle Worte und Nuancen in einer schnelllebigen Diskussion aufzunehmen. Microsoft Teams bietet die Möglichkeit Untertitel und Live-Transkription in einem Meeting zu aktivieren. So können alle Personen dem Gesprochenen besser folgen und es sogar in ihre Landessprache übersetzen lassen.
Ich persönlich mag die Funktion zum Beispiel, wenn ich unterwegs bin und meine Umgebung lauter ist. So kann ich den Inhalten folgen, auch wenn bei mir akustisch nicht alles ankommen.
Mein Tipp: Erzähle deinen Kolleginnen und Kollegen, dass es diese Funktion gibt und startet einen gemeinsamen Erfahrungstest.
Häufig wird diese Funktion von der IT aufgrund von Datenschutzbedenken deaktiviert. Bitte besprecht in diesem Fall, welche Folgen diese Einschränkung in Bezug auf inklusive Meetings hat und versucht die Entscheidung auch aus Sicht der User Adoption zu betrachten.
6. Moderiere den Raum und den Chat
Um sicherzustellen, dass auch Personen, die remote am Meeting teilnehmen, ihre Meinungen äußern und Fragen stellen können, sollte es für jede Person, einen Moderator bzw. Buddy vor Ort geben. Der Moderator/Buddy hat die Aufgabe, der Person, die nicht vor Ort ist, gelegentlich den Ball zuzuwerfen und dafür zu sorgen, dass auch sie zu Wort kommt.
Mein Tipp: Lass die Moderation rotieren, so dass alle die Rolle einnehmen können.
Starte jetzt
Wie du siehst, ist es gar nicht so schwer, deine hybriden Meetings inklusiver zu gestalten.
Inklusive hybride Meetings sind ein wichtiger Bestandteil einer diversen und respektvollen Arbeitsumgebung, die dazu beitragen, die Zusammenarbeit, das Zugehörigkeitsgefühl und das Engagement aller Teilnehmenden zu fördern.
Wenn wir uns ständig daran erinnern, dass wir alle einzigartig sind und unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen mitbringen, können wir eine Arbeitswelt schaffen, die von einer gemeinsamen Wertschätzung und einem respektvollen Umgang geprägt ist.
Bonus Tipp: Nachträgliche Inklusion
Denke immer auch an die Personen, die gerade nicht am Meeting teilnehmen können und ermögliche ihnen, das Besprochene im Nachgang zu erfahren.
Wir haben die besten Erfahrungen damit gemacht, wenn der Buddy oder die Moderation die Abwesenden später abholt. Wer Spaß vor der Kamera hat, fasst das Meeting mit einem kurzen Video zusammen und stellt es dann bereit.
Du kannst natürlich auch Meetings aufzeichnen oder Protokolle schreiben, das kostet dich und die Abwesenden aber am Ende viel Zeit. Also trau dich, hier mal etwas Neues auszuprobieren.
Happy Meetings 
